Heb je de gebruikerslicentie aangevraagd? Dan kan je aan de slag. Hieronder tref je een korte gebruikershandleiding aan.
Stap 1: open de vragenlijst
Door op het kopje Dossier (1) in de linker balk te klikken, wordt het kopje RIE (2) zichtbaar. Na het openen van dit venster, worden de vragenlijsten zichtbaar die aan het bedrijf gekoppeld zijn. Een vragenlijst is te openen door tweemaal te klikken op de titel van de betreffende vragenlijst (3). Hierna is het mogelijk de vragenlijst in te vullen.
Stap 2: beantwoord de vragen in de vragenlijst
De vragen zijn te beantwoorden met ‘ja’, ‘nee’ en ‘niet van toepassing’. Door antwoord te geven op de vraag wordt aangegeven dat het risico wordt beheerst of dat een risico wordt geïnventariseerd. In het eerste geval zal het blok met het vraagnummer groen kleuren. Indien het risico wordt geïnventariseerd, zal het blok rood kleuren. In dit geval verschijnt mogelijk ook een maatregel in het venster. Het is dan ook mogelijk een maatregel toe te voegen. Wanneer aangegeven wordt dat de vraag niet van toepassing is op het bedrijf, dan zal het blok met het vraagnummer blauw kleuren.
Mocht er twijfel zijn over welk antwoord gegeven dient te worden, dan kan de beschrijving van de vraag wellicht een uitkomst bieden. Hier kan verdere toelichting bij de vraag worden gevonden, zoals in het hieronder getoonde voorbeeld.
Eén of meer bestanden toevoegen ter ondersteuning van het antwoord op een vraag, kan via het bijbehorende kader Documenten uploaden onder de vraag. Het is hierbij mogelijk om een bestand toe te voegen door te klikken op het kader of door een bestand in het kader te slepen.
Het is niet nodig om tijdens het invullen van de vragenlijst de voortgang tussentijds op te slaan. Dit gebeurt automatisch. Bij het onderbreken van het invullen van de vragenlijst moet wel op Opslaan worden gedrukt.
Indien de pagina wordt afgesloten zonder dat de antwoorden op zijn geslagen, zal een melding in beeld verschijnen om het verlaten van de pagina te verzekeren, waarna de niet opgeslagen gegevens zullen worden verwijderd.
Stap 3: maak een plan van aanpak
Om het Plan van Aanpak te genereren, is het vervolgens noodzakelijk om een verantwoordelijke voor de vragenlijst te selecteren. Het is altijd mogelijk de verantwoordelijke op een later moment te wijzigen. Desbetreffende persoon is zodoende niet voor altijd verantwoordelijk voor de vragenlijst.
Na het opslaan van de verantwoordelijke worden de maatregelen uit de vragenlijst omgezet naar maatregelen in het Plan van Aanpak. Hierbij worden alle gegevens gekopieerd. Ook wordt op basis van de risicoklasse de deadline per maatregel bepaald. Deze maatregelen worden zichtbaar in het venster Dossier (1) onder Plan van Aanpak (2).
Het Plan van Aanpak ziet er als volgt uit:
De maatregelen in het plan van aanpak kunnen worden bewerkt door te klikken op het pennetje (rechts). En als maatregelen worden afgemeld (afgerond datum) dan blijven deze bewaard onder ‘afgeronde maatregelen. Daarmee geeft de branche RI&E een compleet beeld van de risico’s, het plan van aanpak en de maatregelen die in het bedrijf zijn genomen.
Stap 4: richt een bedrijfsstructuur (met meerdere locaties) in
Door op het kopje Beheer (1) in de linker balk te klikken, wordt het kopje Bedrijfsstructuur (2) zichtbaar. Na het openen van dit venster wordt de bedrijfsstructuur van het bedrijf zichtbaar. In dit venster zijn diverse locaties toe te voegen door op het plusteken te drukken. Onder deze locaties zijn overigens ook sublocaties, (bijv. opslaglocaties) toe te voegen met behulp van het plusteken. Door op het pen-symbool te klikken, opent een venster, waarin het mogelijk is de gegevens van de locatie (bedrijfsnaam en adres) te wijzigen. Locaties zijn te verwijderen door middel van het prullenbak-symbool.
Een voorbeeld van een bedrijfsstructuur ziet er als volgt uit:
In dit gedeelte van de branche RI&E kunnen meerdere gebruikers worden toegevoegd, met verschillende rechten. Ook kan per locatie een vragenlijst aan een gebruiker worden gekoppeld. In de volledige gebruikershandleiding is beschreven hoe dit werkt. De gebruikershandleiding vind je onder het blauwe vraagteken rechts onder op de pagina.
Wil je hulp bij de start van de RI&E of bij het inrichten van de bedrijfsomgeving? Neem dan contact op met de helpdesk van EHS Services op 085 - 200 61 59 of mail naar info@ehs-services.nl.