Wat is een RI&E?
Als ondernemer loop je risico’s; dat weet je als geen ander. Het product waarin je investeert moet aanslaan, jouw klanten moeten betalen, er moet niet ingebroken worden in jouw bedrijf. Allemaal risico’s. Dat hoort nu eenmaal bij het ondernemerschap. Zolang alles goed gaat, verdien je er met jouw personeel een aardige boterham mee.
Maar wat als er plotseling een medewerker gevaarlijke stoffen binnenkrijgt? Of als iemand uitvalt omdat hij of zij te veel werk heeft? Dan valt het werk stil, of moet je het met een persoon minder doen. Daar komen nog de kosten van verzuim en mogelijke reparaties bij. Bovendien brengt het jouw goede naam in gevaar. Kortom, behoorlijke risico’s!
Met een RI&E zet je deze risico’s op een rij, zodat je ze gericht kunt aanpakken. Je hebt vast wel eens gehoord van een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie, ofwel RI&E. Een RI&E bestaat eigenlijk uit twee dingen: een LIJST met alle veiligheids- en gezondheidsrisico’s in jouw bedrijf, en een PLAN voor het oplossen ervan. Met die twee kun je de risico’s voor jouw personeel en bedrijf terugdringen. Dus ook het financiële risico.
De RI&E is niet ingewikkeld, maar wel verplicht voor iedere ondernemer met personeel. Een goede RI&E laat je zien waar je jouw bedrijf kunt verbeteren en vormt de basis van jouw arbobeleid. Want als je weet waar de risico’s liggen in jouw bedrijf, en wat het mogelijke effect van deze risico’s is, kun je de juiste maatregelen nemen. Een RI&E is dus nuttig, maar ook al sinds 1 januari 1994 verplicht . De Arbeidsinspectie controleert hierop.
Waar moet ik op letten bij het uitvoeren van een RI&E?
Het opstellen van een RI&E kun je in jouw bedrijf gemakkelijk zelf doen. Hiervoor is de branche RI&E door Vereniging ION gemaakt, en alle lidbedrijven van Vereniging ION kunnen hiervan kosteloos gebruik maken.
De preventiemedewerker heeft een belangrijke rol bij het uitvoeren van de RI&E, want dit is degene die zich in het bedrijf bezighoudt met de veiligheid en gezondheid op de werkvloer. In bedrijven met meer dan 25 werknemers moet hier iemand voor zijn aangewezen. In kleinere bedrijven mag de directeur zelf de taken van de preventiemedewerker verzorgen. De preventiemedewerker kan de RI&E zelf uitvoeren maar hij kan deze werkzaamheden ook uitbesteden aan een externe partij.
Belangrijk is bij het uitvoeren van de RI&E dat medewerkers hierin betrokken worden. Zij hebben dagelijks met risico’s te maken en weten wat er op de werkvloer speelt. Door mensen te betrekken worden ze zich beter bewust van de risico’s die zij lopen en kunnen ze meedenken over oplossingen. Denk bij het uitvoeren van de RI&E bijvoorbeeld aan het samen invullen van modules, het houden van interviews met medewerkers en het verspreiden van vragenlijsten in het bedrijf.
De ondernemingsraad (OR) of de personeelsvertegenwoordiging (PVT) hebben instemmingsrecht over de RI&E en het plan van aanpak. Het gaat hierbij om de manier waarop de RI&E wordt uitgevoerd, de capaciteit en de deskundigheid die hierbij wordt ingezet (uit eigen bedrijf en/of extern). Indien er geen OR of PVT is, geldt deze verplichting natuurlijk niet. Wel is in de Arbowet vastgelegd dat werknemers bij de RI&E betrokken worden en deze kunnen inzien wanneer zij dit willen (inzagerecht). Het is dan ook verstandig om de RI&E en het plan van aanpak te verspreiden onder jouw personeel. Zo weet iedereen welke risico’s er spelen en hoe die risico’s aangepakt gaan worden.
Goede voorbereiding is het halve werk. Denk daarom vooraf na over de manier waarop het RI&E onderzoek in het bedrijf wordt uitgevoerd, en bespreek de volgende zaken intern voordat met de RI&E wordt gestart:
- Wat is de rol van de preventiemedewerker in de RI&E, en door wie wordt deze uitgevoerd?
- Door wie wordt de RI&E gecoördineerd, en wie vult de vragen in?
- Wordt de RI&E gefaseerd of in één keer uitgevoerd?
- Met wie worden er gesprekken ingepland, en welke afdelingen worden wanneer bekeken?
- Hoe informeren we de medewerkers over de resultaten van de RI&E?
- Wordt tijdens het werkoverleg uitleg gegeven over de RI&E?
Werkwijze – stap voor stap aan de slag met risico’s
De branche RI&E van Vereniging ION is gemaakt voor bedrijven in de branche die zelfstandig hun RI&E willen uitvoeren. Uitgangspunt is dat de relevante veiligheids- en gezondheidsrisico’s inzichtelijk worden, waardoor passende maatregelen genomen worden om risico’s aan te pakken. Niet alle risico’s kunnen volledig worden weggenomen, maar het streven is om zoveel mogelijk te elimineren en de restrisico’s tot een aanvaardbaar minimum te reduceren.
De branche RI&E van Vereniging ION is een digitaal hulpmiddel waarmee je in een eigen, afgeschermde omgeving jouw bedrijfsgegevens kunt invoeren. De basis is een vragenlijst, die verdeeld zijn over hoofdstukken. Met het beantwoorden van deze vragen worden knelpunten zichtbaar, waarvoor je maatregelen moet nemen. Hierna volgen enkele aanbevelingen voor het werken met de branche RI&E van Vereniging ION:
- De vragen zijn toegesneden op oppervlaktebehandelaars en gaan uit van goed ondernemerschap. Mocht je een risico tegenkomen dat niet in de vragen terugkomt, neem dan contact op met de helpdesk voor advies.
- Het is de bedoeling dat alle vragen worden beantwoord zodat je zicht krijgt op alle knelpunten. Zolang vragen ‘open’ blijven staan is de RI&E onvolledig en dat is zichtbaar in het overzicht.
- Het kan voorkomen dat een antwoord op een vraag niet volledig ja of nee is. De RI&E is een hulpmiddel om maatregelen te nemen ter verbetering, vandaar dat bij de beantwoording van vragen op basis van ‘gezond verstand’ een ja of een nee kan worden ingevuld. Als je twijfelt, kies dan de veilige kant, waardoor een knelpunt ontstaat. Dit aandachtspunt kom je dan vanzelf in het plan van aanpak tegen, waar je een gepaste maatregel kunt nemen.
- Bij het invullen zie je dat je de risicoklasse zelf kunt aanpassen. Daarvoor is gekozen omdat situaties tussen bedrijven onderling enorm kunnen verschillen. Ook hier geldt ‘gezond verstand’ en bij twijfel: raadpleeg de helpdesk.
De uitvoering van de RI&E en het plan van aanpak gaat in vier stappen die wij hieronder verder toelichten.
STAP 1: Inventarisatie: Welke risico’s spelen er in jouw organisatie?
De eerste stap van het uitvoeren van een RI&E is het beantwoorden de vragen in de vragenlijst. Dit wordt inventarisatie genoemd. Bij de toelichting wordt de strekking van de vraag verder uitgewerkt. Beantwoord de vraag en afhankelijk van het antwoord wordt een knelpunt zichtbaar. Bij een knelpunt verschijnt een mogelijke oplossing op het scherm. Deze oplossing kun je accepteren of wijzigen (met toelichting in het opmerkingenveld).
Let op: je bewaart jouw antwoorden met de knop ‘opslaan’ boven in het scherm.
STAP 2: Plan van aanpak: Hoe ga je jouw risico’s aanpakken?
Na het beantwoorden van alle vragen, klik je op ‘Opslaan en plan van aanpak aanmaken’. Het plan van aanpak wordt aangemaakt en verschijnt in tabelvorm op jouw scherm. Controleer het plan van aanpak en pas dit aan waar nodig.
De RI&E en het plan van aanpak gaan over arbeidsomstandigheden in het bedrijf. Hierbij is het belangrijk dat medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn. Maak het mogelijk voor medewerkers om de RI&E en het plan van aanpak in te zien, zodat zij geïnformeerd zijn over risico’s en mogelijke oplossingen in het bedrijf. Dit geeft ook draagvlak voor eventuele veranderingen.
STAP 3: Toetsen van de RI&E: Voldoet jouw RI&E aan de richtlijnen volgens de wet?
Het gebruik van de erkende branche RI&E van Vereniging ION heeft een aantal voordelen. De vragenset is volledig afgestemd op de risico’s in jouw bedrijf, er worden praktische oplossingen genoemd, maar er is meer. Bedrijven tot 25 medewerkers zijn, als ze de RI&E en het plan van aanpak volledig uitvoeren, vrijgesteld van de toetsingsverplichting. Je kunt dus zelf aan de slag zonder dat er verder nog iemand naar hoeft te kijken.
Bij bedrijven met meer dan 25 medewerkers moet er nog wel een extra stap worden gezet. De RI&E moet namelijk getoetst worden door een kerndeskundige, dat wil zeggen dat een gecertificeerde Veiligheidskundige / Arbeidshygiënist / A&O deskundige of bedrijfsarts de RI&E en het plan van aanpak moet beoordelen en zal kijken of alle risico’s in beeld zijn, of de situatie in het bedrijf goed is weergegeven en of de laatste normen en richtlijnen zijn gebruikt. Ook adviseert deze deskundige bij het plan van aanpak. Via Vereniging ION kun je in contact komen met een gecertificeerde kerndeskundig die bekend is met de sector en de branche RI&E.
STAP 4: Uitvoeren van plan van aanpak: Continu verbeteren
Met het uitvoeren van de maatregelen in het plan van aanpak verbeteren de arbeidsomstandigheden in het bedrijf. Voor een aantal complexere risico’s zijn soms nog aanvullende acties nodig. Dat noemen we verdiepende onderzoeken. In aanvulling op de RI&E kunnen de volgende soorten verdiepende onderzoeken voorkomen:
- Geluidsmetingen
- Blootstellingsonderzoek gevaarlijke stoffen
- Onderzoek Fysieke belasting en beeldschermwerk
- Onderzoek Psycho Sociale Arbeidsbelasting
Het is verstandig om minimaal éénmaal per jaar jouw plan van aanpak te bekijken en de voortgang te beoordelen. Zijn de afspraken die je hebt gemaakt nagekomen? Zijn er nog nieuwe zaken aan het licht gekomen die je wellicht in jouw plan van aanpak moet verwerken? Kijk bijvoorbeeld eens kritisch naar de oorzaken van eventuele ongevallen of van verzuim. Misschien dat deze om nieuwe maatregelen vragen of dat ze meer prioriteit geven aan plannen die je al gemaakt had.
Ook wanneer je nieuwe investeringen wilt gaan doen of veranderingen in de manier van werken aanbrengt is het verstandig om jouw plan van aanpak erbij te pakken. Wellicht dat daarmee bepaalde risico’s ook voorkomen kunnen worden. Dan sla je twee vliegen in één klap. Bovendien geeft jouw plan van aanpak je zicht op de kosten en de baten van elke maatregel. Zo kun je dus beter een afweging maken tussen alternatieven.
Onderhoud van de RI&E
Als je grote aanpassingen in het bedrijf aanbrengt, moet je de RI&E ook aanpassen. Een nieuwe machine, een nieuwe manier van werken, een reorganisatie of een nieuwe locatie? Veranderingen in jouw bedrijf betekenen een aangepaste RI&E. Je inventariseert dan opnieuw welke risico’s er in jouw organisatie spelen. Hiermee evalueer je tegelijkertijd de al genomen maatregelen. Als het goed is zijn de risico’s waarop je actie ondernomen hebt namelijk afgenomen. Mocht dit niet zo zijn, dan wil je dat natuurlijk ook weten.
Dus als met je jouw (eerste) RI&E klaar bent, dan ben je begonnen. Begonnen met het verbeteren van de veiligheid en gezondheid in jouw bedrijf. En met verbeteren ben je nooit klaar!
Opgesteld door: Erwin Heijnsbroek, EHS Services
Bron: steunpunt RI&E
Disclaimer: bij het samenstellen van de branche RI&E voor Vereniging ION is gestreefd naar een volledig en accuraat branche instrument. Hierbij is de basis zoals vastgelegd in de Arbowet- en regelgeving en ‘stand der techniek’ meegenomen. Bij de uitvoering van een RI&E en alle acties die daaruit voortvloeien, blijft de ondernemer zelf verantwoordelijk voor de volledigheid van de RI&E, de aard en de opvolging van de maatregelen en de gevolgen hiervan.