Tijdens de Algemene Ledenvergadering van Vereniging Qual.ION op 24 mei 2018 werd de vraag gesteld hoe de In-house Control Medewerker-verplichtingen moet worden uitgelegd. Omdat niet alle (licentie)bedrijven aanwezig waren, en er mogelijk ook anderen geïntresseerd zijn in de uitleg, hierbij de volledige werkingssfeer.

Voor de volledigheid: Vereniging Qual.ION (General Licencee voor Nederland) is bij alle Technical Committee (TC) en Executive Committee (EC) vergaderingen aanwezig met 2 Nederlandse label vertegenwoordigende personen. De TC-er is altijd een applicateur met een licentie en de EC-er is een afgevaardigde vanuit het bureau.

In de technische specificatie van Qualicoat, Qualisteelcoat en Qualanod is de verplichting opgenomen om:

• de updatemiddag bij te wonen door de verantwoordelijke voor de kwaliteitslicentie in het bedrijf.
• minimaal 1 In-house Control Medewerker (ICM) met een certificaat in het bedrijf werkzaam te hebben.

De updatemiddagen zijn inmiddels een vaste waarde en worden door alle bedrijven met een licentie bezocht. De waardering voor de updatemiddag is goed . De updatemiddag geeft niet alleen informatie over de update's van de TC-er naar de licentiebedrijven, maar geeft ook de licentiebedrijven de mogelijkheid om de TC-er van informatie te voorzien voor de volgende TC-vergadering.

De reden dat de verplichting voor een gecertificeerde In-house Control Medewerker is opgenomen in de technische specificatie, komt voort uit het feit dat er zorgen waren rond het borgen van de kwaliteit van de in-house control testen. Er is over een aantal zaken nog geen uitspraak gedaan door de TC/EC. Daarom heeft Vereniging Qual.ION een aantal zaken tot nader order voorgesteld, en deze zijn voorlopig overgenomen door de labels. Deze zijn:

• De verplichting om minimaal 1 gecertificeerde In-house Control Medewerker per locatie te hebben.
• Overdracht van de uitvoering van de testen voor kortere periodes is toegestaan, indien geregistreerd wordt wanneer en door wie de betreffende medewerker is geïnstrueerd.
• De geldigheidsduur van het certificaat is 5 jaar.
• Het niet hebben van een In-house Control Medewerker leidt tot een Non Conformity.

De meeste bedrijven hebben inmiddels meerdere In-house Control Medewerkers met een certificaat. Dat maakt een bedrijf minder kwetsbaar als de betreffende medewerker het bedrijf verlaat of langdurig ziek wordt. De regeling voor de uitvoering van de testen door vervangers met voldoende instructie werkt goed voor vakanties en verlofdagen, maar niet bij onvoorziene omstandigheden. Meerdere In-house Control Medewerkers met een certificaat wordt dus aangeraden, echter het is uiteindelijk de ondernemer die hierover beslist.

Als er geen In-house Control Medewerker is bij de (onaangekondigde) inspectie, dan leidt dit tot een Non Conformity (NC) in het inspectierapport. Het licentiebedrijf heeft dan 6 maanden de tijd om de NC op te lossen. Als bij de vervolginspectie de NC nog steeds bestaat, dan kan dit gevolgen hebben voor de licentie.

De NC geeft overigens geen ruimte om de in-house control testen niet goed te doen. De inspecteur zal in alle gevallen nagaan of de testen conform de specificatie worden uitgevoerd. Het behoeft geen betoog dat bij het (tijdelijk) ontbreken van een In-house Control Medewerker, dat veel lastiger is vast te stellen. Het ontbreken van een In-house Control Medewerker kan dus betekenen dat een inspectie meer tijd vergt die mogelijk voor declaratie in aanmerking komt.

Om alle bedrijven de kans te geven om In-house Control Medewerkers in dienst te hebben, zal Vereniging ION jaarlijks minimaal één maal de gelegenheid geven om een cursus/examentraining te volgen en examen te doen. Normaliter zal dat in oktober zijn. Voor na de zomervakantie zal de prijs afhankelijk zijn van het aantal deelnemers. Bij een minimum van 6 deelnemers bedragen de kosten € 810,- p.p. voor leden en € 905,- p.p. voor niet-leden inclusief examen. Als er minder deelnemers zijn, zullen de kosten over het aantal deelnemers verdeeld worden. Vraag aan het secretariaat wat de mogelijkheden zijn.

Het is ook mogelijk alleen examen te doen. Hoewel de praktijk leert dat de kans op slagen voor het examen aanzienlijk groter wordt als ook de cursus/examentraining wordt gedaan, gaat het Vereniging Qual.ION uitsluitend om het vervullen van de kwalificatievereisten. Men kan er dus voor kiezen alleen het examen te doen. Ook hiervoor geldt dat de prijs afhankelijk is van het aantal deelnemers. Bij een minimum van 6 deelnemers bedragen de kosten € 405,- p.p. Vraag aan het secretariaat wat de mogelijkheden zijn.